Как добавить сотрудников

Сотрудники компании могут получить персональный доступ в личный кабинет и совершать определённый набор действий, который зависит от роли на платформе. Помимо типовых ролей (Администратор, Бухгалтер, Менеджер и др.) администратор кабинета может создавать кастомные роли с нужным набором прав.

Как получить доступ с ролью Админ

Если роль Админа присваивается руководителю юридического лица (по выписке в ЕГРЮЛ), при создании аккаунта предоставьте менеджеру, ведущему вашу компанию, следующую информацию:

• ФИО руководителя;
• номер телефона руководителя;
• электронную почту руководителя.

Если роль Админа присваивается сотруднику, не являющемуся руководителем юридического лица, при создании аккаунта предоставьте менеджеру, ведущему вашу компанию, следующую информацию:

• ФИО сотрудника;
• номер телефона сотрудника;
• электронную почту сотрудника;
• доверенность, подписанную руководителем юридического лица, которая предоставляет право сотруднику осуществлять действия от имени компании в Консоль.HRM.

📎 Шаблон доверенности

Для индивидуальных предпринимателей данная опция недоступна, так как юридически недоступно передоверие.

Кто может выдавать доступы

Доступ в личный кабинет компании может выдать сотрудник с ролью Администратор.

Сотрудник с ролью Менеджер с правом подписи также может добавлять сотрудников — но только с ролями «Менеджер» и «Только просмотр» (в том числе кастомными, если у этих ролей нет права подписи и оплаты).

Создавать кастомные роли и назначать любые роли (включая роли с правом подписи) может только Администратор.

Подробнее о правах типовых ролей — в статье «Роли сотрудников и права доступа».

Кастомные роли

Помимо типовых ролей (Администратор, Бухгалтер, Менеджер и др.) администратор кабинета может создать кастомную роль — с набором прав, подобранным под процессы вашей компании.

Зачем нужны кастомные роли

Кастомная роль позволяет гибко ограничить доступ: например, дать сотруднику возможность работать с заданиями и реестрами, но без доступа к настройкам кабинета, оплате или подписанию документов.

Кто может создавать и редактировать роли

Только сотрудник с ролью Администратор.

Как создать кастомную роль

После сохранения кастомная роль появится в списке ролей при добавлении или смене роли сотрудника — рядом с типовыми.

Важно знать

• Права кастомной роли определяются только тем, что вы включили при создании. Если в роли нет права подписи — сотрудник не сможет подписывать документы и оплачивать акты, даже если название роли похоже на «старший менеджер».
• Кастомные роли не синхронизируются между кабинетами. Если у вас несколько юрлиц — роли нужно настраивать в каждом кабинете отдельно.
• Проверить права кастомной роли может только администратор этого кабинета — в разделе «Сотрудники и доступы» → «Роли».
• Настроить доступ так, чтобы сотрудник подписывал только те документы, которые создал сам, нельзя — можно ограничить только тип действия (подписание, оплата, просмотр и т. д.).

Как добавить сотрудника без права подписи

• Перейдите в кабинет компании в левом верхнем углу экрана.
• Откройте вкладку «Сотрудники и доступы».
• Нажмите кнопку «Добавить сотрудника».
• Укажите ФИО, номер телефона, email.
• Выберите роль — типовую («Менеджер», «Только просмотр») или кастомную, созданную в разделе «Роли».
• Нажмите кнопку «Добавить сотрудника».

После выполнения этих действий:

• новый пользователь появится в списке сотрудников на вкладке «Сотрудники и доступы»;
• сотрудник получит SMS о предоставлении доступа.

Что делает сотрудник после SMS

• Войти в личный кабинет.
• Ввести номер телефона, на который пришло сообщение о предоставлении доступа.
• Ввести код из SMS.
• Придумать и ввести пароль для входа, а также указать адрес электронной почты (она понадобится, если сотрудник забудет пароль).
• Нажать кнопку «Сохранить».

Если в кастомной роли нет права подписи и оплаты, отдельная идентификация и доверенность не требуются — достаточно входа по SMS.

Как добавить сотрудника с правом подписи

Процесс аналогичен добавлению сотрудников без права подписи.

Отличие в том, что сотрудники с правом подписи документов и перечисления денежных средств — как в типовых ролях («Бухгалтер»,«Бухгалтер с правом подписи», «Менеджер с правом подписи»), так и в кастомных ролях, где включены соответствующие права — должны пройти идентификацию на платформе по ссылке.

Для идентификации потребуется загрузить фото паспорта и селфи. В результате для сотрудника выпускается доверенность — её подписывает Администратор, после чего сотруднику генерируется простая электронная подпись.

Подготавливать текст доверенности не нужно — документ формируется автоматически после проверки данных сотрудника.

Шаги администратора

• Добавьте сотрудника с ролью, включающей право подписи (типовой или кастомной).
• Дождитесь, пока сотрудник пройдёт регистрацию по ссылке из SMS.
• После проверки документов (в среднем 20 минут) в разделе «Сотрудники и доступы» появится доверенность на подпись.
• Нажмите кнопку «Подписать» и введите пин-код.

Что делает сотрудник

• После перехода по ссылке сотрудник заполняет анкету:
• Указывает ФИО.
• Указывает тот же номер телефона, на который было отправлено приглашение.
• Указывает электронную почту.
• Загружает фото:
• основного разворота паспорта, страницы с регистрацией или документа о наличии временной регистрации;
• селфи с паспортом — в кадре должно быть видно лицо и основной разворот паспорта рядом.
• Нажимает кнопку «Далее».

Если ссылка из SMS не открывается, сотрудник может перейти на app.konsol.ru/join_company вручную.

Данные отправляются на проверку. После проверки для сотрудника формируется доверенность, которую должен подписать в личном кабинете Администратор (кнопка «Подписать» в разделе «Сотрудники и доступы»).

Администратор также получит SMS: «Подпишите доверенность для предоставления доступа [ФИО сотрудника]».

Доверенности для сотрудников

Зачем нужна доверенность

Доверенность нужна для получения электронной подписи, которая позволяет сотруднику подписывать документы и переводить денежные средства на платформе.

Доверенность требуется для всех ролей с правом подписи и оплаты — как типовых, так и кастомных. Подготовить документ самостоятельно не нужно: система формирует его автоматически после идентификации сотрудника.

Кто подписывает доверенность

Подписать доверенность может только Администратор кабинета:

• Раздел «Сотрудники и доступы».
• Кнопка «Подписать» (или уведомление о неподписанной доверенности).
• Введите пин-код.

Срок действия

• Стандартный срок действия доверенности с правом передоверия — 5 лет.
• За 10 дней до истечения срока в кабинете появится уведомление.
• За 3 дня до истечения сотруднику придёт SMS-напоминание.

Когда доверенность утрачивает силу

• по истечении срока действия;
• при увольнении Администратора, который подписал доверенности другим сотрудникам;
• при смене Администратора или истечении его собственной доверенности — все доверенности, подписанные прежним Админом, автоматически утрачивают силу.

В этом случае новому Администратору нужно заново выдать доверенности всем сотрудникам с правом подписи.

Как перевыпустить доверенность

Порядок действий:

• Администратору, у которого истекла доверенность, — направить новую доверенность, подписанную руководителем компании: через ЭДО (Диадок, СБИС) или в чат поддержки из личного кабинета действующего администратора, если он есть.
• Сотруднику с правом подписи — Администратор меняет роль через «⋯» → «Изменить роль» (можно выбрать ту же роль), затем подписывает новую доверенность кнопкой «Подписать».