Создание договоров и документов на платформе

3 мин чтения22 сентября

В разделе «Документы» компания управляет договорами и другими документами исполнителей: создаёт новые, отправляет на подписание и просматривает уже подписанные.

Обзор раздела

В Консоль.HRM можно создавать и подписывать:

договоры;
акты;
приложения;
NDA (соглашение о неразглашении);
дополнительные соглашения.

Шаблоны документов настраиваются со стороны технической поддержки и подключаются к сценариям онбординга. Для массового создания поддержка или инженер готовит реестры Excel под ваши шаблоны.

Способы создания

Из реестра (Excel) — нужно создать документы сразу для многих исполнителей.

Из шаблона — один исполнитель, быстрое создание из готового шаблона.

Из PDF — договор/документ уже единичный и уже подготовлен вне платформы или подписан на бумаге.

Если планируете работать со своими шаблонами, отправьте их поддержке Консоль.HRM.

Создание на основе реестра

Реестр — Excel-файл для внесения данных исполнителей и параметрами документа (ФИО, дата договора, срок и т. п.). Реестры для разных типов документов отличаются — их готовит поддержка или инженер проекта.

При загрузке реестра переменные в шаблоне заполняются автоматически — это самый удобный способ массового создания.

Подробнее о массовой загрузке — в разделе «Массовое создание» ниже.

Создание из PDF

Подходит, если договор уже оформлен в PDF: все реквизиты и условия прописаны заранее, подтянуть данные из системы нельзя.

Загруженный документ можно подписать простой электронной подписью на платформе. Также можно загрузить договор, уже подписанный на бумаге, и хранить его в кабинете.

1Откройте «Исполнители» и перейдите в карточку исполнителя.

2На вкладке «Документы» нажмите «Создать договор».

3Перейдите на вкладку «Загрузить из файла».

4Выберите и загрузите PDF-файл (другие форматы не поддерживаются).

5Заполните название, номер, дату и дату окончания договора.

6Если договор уже подписан на бумаге, поставьте галочку «Договор уже подписан» — подписывать кодом из SMS не потребуется.

7Если договор нужно подписать на платформе — нажмите «Создать» и подпишите его кодом из SMS или пин-кодом.

Массовое создание

1 Откройте «Документы».

2 Нажмите «Загрузить из файла» и выберите Excel-реестр с заполненными данными.

3 На основании реестра система заполнит шаблон и создаст документы.

4 Выделите нужные документы в списке.

5 Исполнители получат уведомление о необходимости подписать документ в личном кабинете после подписания с вашей стороны.

Единичное создание из шаблона

Удобно, если нужно создать или заменить договор для одного исполнителя.

1 Откройте карточку исполнителя в разделе «Исполнители».

2 На вкладке «Договоры и документы» нажмите «Создать договор».

3 На вкладке «Создать из шаблона» выберите шаблон (если их несколько), укажите дату договора и заполните дополнительные поля, если они настроены в шаблоне.

4 Нажмите «Создать» и подпишите договор кодом из SMS.

Новый договор вместо истекшего

Если у исполнителя истёк срок действия договора, создайте новый тем же способом — единично из шаблона или из PDF.

Истекший подписанный договор удалить нельзя — см. «Как удалить/архивировать договор». Новый договор создаётся дополнительно.

Эта статья была полезной?

Расскажите, что улучшить.